Travailler à plusieurs

Une entreprise du bâtiment, c’est souvent des gens sur le terrain et un bureau qui tient les papiers. INvoice le sait : deux rôles, et chacun voit ce qui le regarde.

Les deux rôles

Si vous êtes seul, vous êtes validateur, et rien ne change pour vous.

Le rapporteur, sur son téléphone

Son accueil ne montre que deux choses : ce qu’il a à rapporter — les devis acceptés que personne n’a encore facturés — et ses pièces : à finir, chez le bureau, validées.

Préparer un devis : « Nouveau devis », il parle comme au téléphone, l’outil pose ses questions, le brouillon s’ouvre. En bas du brouillon, à la place de « Valider et numéroter » : « Transmettre au bureau ». Il peut encore corriger après ; le bureau voit ses changements.

Rapporter l’intervention : sur un devis accepté, « J’ai fait l’intervention ». L’écran rappelle ce que le devis prévoyait et pose la seule question qui compte : comme prévu, en plus, en moins.

• Comme prévu : un tap, c’est parti.
• En plus : il dicte ce qu’il a ajouté — « j’ai aussi remplacé le cylindre de la porte de cave, 80 euros ». La ligne s’ajoute à la facture, avec le montant s’il l’a dit, à chiffrer sinon. Le taux de TVA reste au bureau.
• En moins : il dicte ce qui n’a pas été fait. Le bureau retire la ligne.

La facture naît du devis, le compte rendu en tête, et arrive chez le bureau dans « À valider ».

Le bureau

Sur l’accueil, la bande « À valider » passe avant toutes les autres : ce que le terrain a préparé ou rapporté, avec qui et quand. « Relire et valider » ouvre le brouillon ; le compte rendu du terrain se lit en haut ; ce qui manque encore est écrit sous la pièce, comme d’habitude. Puis « Valider et numéroter », « Envoyer », la réponse, le règlement — le cycle d’une pièce.

Un validateur peut aussi rapporter une intervention lui-même, depuis un devis : « Des écarts sur le chantier ? Rapporter l’intervention ». La facture s’ouvre directement pour lui.

Inviter quelqu’un

Dans les Paramètres, section L’équipe : un prénom, un email, le rôle. « Créer l’invitation » fabrique un lien personnel, à usage unique. Il part par mail quand le service d’envoi d’INvoice est en place ; sinon il s’affiche, à copier — un SMS fait très bien pour quelqu’un sur un chantier.

La personne ouvre le lien, choisit un mot de passe, et elle est dans votre entreprise avec son rôle. Pas de SIRET à saisir, pas de nouvelle entreprise : c’est la vôtre.

Depuis la même section, le bureau change un rôle ou retire quelqu’un. Une maison garde toujours au moins un validateur — l’outil refuse de retirer le dernier.

Ce que ça coûte

Le socle — 55 € HT par mois — comprend le premier validateur. Chaque validateur supplémentaire : 25 € HT par mois. Chaque rapporteur : 6 € HT par mois. La section L’équipe dit ce que votre composition coûtera ; rien ne se paie avant l’ouverture commerciale. Voir le tarif.