Envoyer

Une pièce validée porte trois gestes : « Ouvrir le PDF », « Envoyer par mail », et « Je l’ai envoyé moi-même ».

Envoyer par mail

Le panneau propose l’adresse de votre client (à défaut, celle de votre dernier mail), un objet et un texte adaptés à la pièce (un devis, une facture, une relance) et le PDF joint. Vous relisez, vous envoyez.

Le mail part au nom de votre entreprise, par INvoice, sans rien régler : la réponse du client arrive dans votre boîte, et vous recevez une copie de chaque envoi. Le mail a une vraie forme : votre nom en tête, le montant, l’échéance, la pièce jointe. Pas trois lignes de texte brut.

L’adresse d’expédition est celle d’INvoice, et le nom affiché est le vôtre : « Votre entreprise via INvoice ». C’est ce qui fait qu’une facture arrive dans la boîte de réception de votre client plutôt qu’en indésirables : une adresse d’expédition doit appartenir au domaine qui expédie, sinon les messageries se méfient. Vous n’avez donc rien à régler, et aucun mot de passe de messagerie à confier à qui que ce soit.

Relance ou premier envoi

Une relance dit à votre client « vous la trouverez à nouveau ci-joint ». Elle ne part donc qu’à qui a déjà reçu la pièce :

• chaque adresse du champ l’a déjà reçue par mail, à n’importe lequel de vos envois. Les majuscules ne comptent pas : Gestion@Regie.example et gestion@regie.example sont la même adresse.
• ou votre client l’a eue autrement : vous l’avez déclarée « Je l’ai envoyé moi-même », ou la plateforme agréée l’a reçue sans la rejeter. La relance part alors à toute adresse.

Sinon, le mail part comme un premier envoi (avec son échéance, pour une facture). Il suffit d’une adresse qui n’a jamais reçu la pièce : tout le mail part comme un premier envoi, et le panneau vous dit quelle adresse en est la cause.

Quand vous changez l’adresse, le titre, l’objet et le texte proposés suivent. Si vous aviez retouché l’objet ou le texte, il est gardé tel quel, et le panneau vous le dit : relisez-le, ou reprenez le texte proposé. Si vous appuyez sur « Envoyer » juste après avoir changé l’adresse et que le message change de nature, rien ne part : le panneau vous le dit, juste au-dessus des boutons. Relisez, puis appuyez de nouveau sur « Envoyer ».

Je l’ai envoyé moi-même

Vous avez ouvert le PDF et l’avez envoyé par WhatsApp, imprimé, remis en main propre ? Dites-le : la pièce est marquée envoyée, et l’outil suit la réponse comme si c’était lui. Une facture déclarée après son échéance compte partie à sa date d’émission : elle se relance tout de suite. Votre client a la pièce : une relance par mail peut ensuite partir à n’importe quelle adresse.

Ce que l’envoi déclenche

• Un devis envoyé attend sa réponse sur l’accueil, bande « Sans réponse ». Muet depuis dix jours, il propose de « Relancer ».
• Une facture envoyée court jusqu’à son échéance. Passée, elle passe en « À relancer », au plus tôt une semaine après son envoi.

Voir réponses, relances et facture et règlements et impayés.

Les factures aux professionnels

Elles partent par mail, comme les autres. L’envoi par une plateforme agréée n’est pas encore ouvert.